Свідоцтво про народження для імміграційної справи, рішення суду для розлучення за кордоном, диплом для працевлаштування: рано чи пізно майже кожному українцю за кордоном потрібно, щоб український документ прийняла іноземна установа. У більшості випадків для цього потрібен апостиль.

У цій статті пояснюємо, як працює апостиль, який український орган його проставляє і як уникнути помилок, через які документи повертають.

Що таке апостиль

Апостиль — це спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису, повноваження посадової особи та печатку на офіційному документі. Він видається відповідно до Гаазької конвенції 1961 року, яка скасувала довшу процедуру консульської легалізації між державами-учасницями.

Україна є учасницею Конвенції, як і США, усі країни ЄС, а з січня 2024 року — Канада. Це означає, що український документ з апостилем не потребує додаткової легалізації в консульстві для використання в цих країнах.

Які документи його потребують

• Документи про акти цивільного стану: свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу та смерть, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану.
• Рішення судів та інші судові документи.
• Нотаріальні документи: довіреності, згоди, засвідчені копії та переклади.
• Документи про освіту: дипломи, додатки до них і атестати.
• Довідки про відсутність судимості та інші документи державних органів.

Деякі країни мають з Україною двосторонні договори, які скасовують потребу в апостилі для окремих документів. Завжди перевіряйте вимоги конкретної установи, яка прийматиме документ.

Хто проставляє апостиль в Україні

Орган залежить від типу документа:

• Міністерство юстиції та його територіальні органи: документи про акти цивільного стану, судові та нотаріальні документи.
• Міністерство освіти і науки: документи про освіту.
• Міністерство закордонних справ: інші офіційні документи.

Апостиль проставляється на оригінал офіційного документа або на копію, засвідчену українським нотаріусом. У другому випадку апостиль підтверджує підпис нотаріуса, а не сам оригінал.

Документи радянського зразка

Багато людей досі мають свідоцтва про народження чи шлюб, видані в СРСР до 1991 року. Українські органи, як правило, не проставляють апостиль на такі документи. Рішення — отримати повторне свідоцтво або витяг з Державного реєстру актів цивільного стану в Україні та апостилювати вже його. Ми можемо запросити такий документ від вашого імені.

Переклади

Апостиль підтверджує справжність, а не зрозумілість. Іноземній установі все одно знадобиться переклад. Є два поширені підходи:

• Переклад в Україні. Документ перекладають, підпис перекладача засвідчує український нотаріус, і на нотаріально засвідчений переклад також можна проставити апостиль.
• Переклад у вашій країні. Багато установ, наприклад імміграційні служби США та Канади, вимагають переклад, виконаний чи засвідчений за їхніми власними правилами.

Як правило, спершу проставляють апостиль, а потім перекладають, щоб апостиль увійшов до перекладу. Перш ніж замовляти переклад, запитайте установу, яку форму перекладу вона приймає.

Документи у зворотному напрямку

Іноземні документи для використання в Україні проходять той самий шлях навпаки. Довіреність чи згоду, підписану в нотаріуса у США, Канаді чи ЄС, потрібно апостилювати в цій країні. В Україні її перекладають українською, а підпис перекладача засвідчує український нотаріус.

Типові ситуації

• Імміграція. Свідоцтва про народження та шлюб, довідки про несудимість і рішення про розірвання шлюбу для заяв на проживання чи громадянство.
• Шлюб за кордоном. Свідоцтво про народження та підтвердження відсутності шлюбу або українське рішення про розлучення.
• Робота та навчання. Дипломи та додатки до них для визнання кваліфікації чи вступу до університету.
• Спадщина та майно. Свідоцтва про смерть, свідоцтва про право на спадщину та рішення судів для банків і органів за кордоном.

Строки та вартість

Апостиль в Україні зазвичай займає від кількох робочих днів до кількох тижнів залежно від органу та документа. Якщо спершу потрібне повторне свідоцтво з ДРАЦС чи дублікат диплома, додайте час на його отримання. Державні збори невеликі, а більша частина витрат зазвичай припадає на переклад і кур'єрську доставку. Ми повідомляємо строки та загальну вартість до початку роботи, щоб ви могли спланувати подання документів.

Якщо строк стислий, скажіть нам про це на початку. Деякі кроки, наприклад запит витягів і підготовку перекладів, можна виконувати паралельно.

Типові помилки

• Апостиль на документ, який установа не приймає, бо він застарий або має неправильний формат.
• Переклад до проставлення апостиля, через що сам апостиль лишається неперекладеним.
• Очікування, що приймуть скан з апостилем. Більшості установ потрібен оригінал.
• Спроба апостилювати радянське свідоцтво замість того, щоб спершу отримати новий український витяг.

Короткий чек-лист перед замовленням

• Запитайте установу, чи потрібен апостиль, наскільки свіжим має бути документ і який переклад вона приймає.
• Перевірте, що імена та дати збігаються з паспортом, зокрема написання імені латиницею.
• Вирішіть, чи апостиль ставити на оригінал, чи на нотаріально засвідчену копію.
• Сплануйте, як оригінал дійде до вас: кур'єрська доставка з України зазвичай займає кілька днів.

Як ми допомагаємо

Ми запитуємо дублікати та витяги з українських реєстрів, отримуємо апостиль у належному органі, організовуємо засвідчені переклади та надсилаємо оригінали вам кур'єром. Для документів, які прямують в Україну, перевіряємо довіреності та згоди ще до того, як ви підпишете їх за кордоном, щоб вони спрацювали з першого разу.

Апостиль — це невеликий штамп, але неправильний документ, орган чи переклад може коштувати тижнів. Спершу перевірте вимоги, потім апостилюйте.